PRAKTICKÉ RADY, AKO DÔKLADNE PRIPRAVIŤ PLÁN ONBOARDINGU
Veríme, že ste spoločne s nami v minulom článku už navnímali, čo výraz „onboarding“ znamená a ako je pre firmu dôležitý. V tejto druhej časti vás prevedieme predovšetkým praktickými radami, ktoré pri príprave dôkladného onboardingu budete môcť využiť. Sami určite dobre viete, že nie je nič horšie ako zaúčanie, ktoré je len o pasívnom počúvaní a … „zaspávaní“😊, kedy po chvíľke máte pocit, že na to, aby ste takto prežili celý deň, musíte vypiť liter kávy.
PREMÝŠĽAJTE NAD ONBORDINGOM KOMPLEXNE:
- koľko času mám na zaučenie nového zamestnanca
- čo by mal nováčik vedieť ako prvé
- kto je kompetentný ho zaúčať
- akými znalosťami už nováčik disponuje
ONBOARDING – ÚVOD
Komplexnú agendu rozdeľte na menšie celky – tie si rozdeľte už na konkrétne praktické oblasti – okruhy, ktoré budete s nováčikom prechádzať.
- myslite na to, že dôležitá je systematickosť – nevenujte nadmerný čas agende, ktorú v najbližšom období aj tak zamestnanec nebude vykonávať– na tieto záležitosti budete následne NADVÄZOVAŤ
- zamyslite sa nad tým, čo človek, ktorého ste prijali, už ovláda, nehádžte všetkých do jedného vreca
- nemusíte s každým začínať od nuly
- onboarding vytvárajte personalizovane- šite ho na mieru – zamestnanec vám to neskôr určite vráti
- dbajte na detaily a pri príprave sa vžite do kože budúceho kolegu
- začnite dôkladnou prezentáciou informácií o firme – najprv musí vedieť, kde pracuje
- začnite ľahšími záležitosťami – prvý deň môže byť o počúvaní a zoznamovaní s prostredím a kolegami
- ďalšie dni -zapojte už niečo praktické
UVEDENIE DO PRAXE
- RADA – ak vysvetľujete istý proces v nejakom informačnom systéme: na záver nechajte priestor na praktické využitie daného systému, nech si zamestnanec má čas sám „poklikať“, vytvoriť prípadne nejakú fiktívnu (klienta, ponuku, template, hocičo… ), stále lepšie raz vyskúšať ako 100x počuť 😊 )
- na záver každého dňa si vyhraďte čas na rekapituláciu
- skúste ju otočiť smerom k zamestnancovi a opýtať sa ho už na konkrétne procesy : „tak, ako by si teda vytvoril túto objednávku, vieš ma navigovať?“ nováčikovi sa tak opäť utvrdia presné kroky , ktoré je nutné urobiť, aby bola úloha splnená
- „ domáca úloha“ – aktívne využívajte aktivitu na doma – zopakovať, vyskúšať, vyklikať, prečítať si znova to, o čom ste sa v daný deň rozprávali, prípadne sa predpripraviť na aktivitu, ktorá ho bude čakať na druhý deň
- pravidelná spätná väzba – pravidelne si overujte, či nováčik za vami “stíha” a či nejdete prirýchlo, alebo naopak príliš pomaly. Na koniec týždňa si naplánujte osobitné stretnutie ku spätnej väzbe (okrem nastavenia plánu na ďalší týždeň vám feedback pomôže upraviť onboarding tréning do budúcna)
- úvodnými tréningami onboarding nekončí. Naplánujte si pravidelný meeting a venujte svoj čas novému človeku. Overujte si, či adaptácia prebieha v poriadku
KTO VEDIE ONBOARDING
Musím zaúčať ja sám (majiteľ, team leader, manažér… ) alebo do toho zapojiť aj niekoho iného? Nie, onboarding nemusíte viesť sám, mala by však byť určená 1 osoba, ktorá onboarding riadi, má prehľad, v čom sa nováčik školí a onboarding podľa potreby prenastavuje.
ODPORÚČAME VYUŽIŤ SILY A KNOW-HOW KAŽDÉHO ČLENA TÍMU. PREČO?
- zoznámenie – prelomenie ľadov v tíme
- každý má na proces iný pohľad a inú formu vysvetľovania/podávania informácii
- odbremeníte jednotlivca – seba
- každý z tímu bude mať priestor aj na onboarding, ale aj na vlastnú agendu – rovnomerne si rozložíte sily a energiu tímu
- dáte každému z teamu pocit, že je dôležitý, prípadne v nejakej téme skúsený a tiež ho vyhodíte z jeho denného stereotipu
- ak máte v teame iného nováčika, či juniora, ktorý je vo firme napríklad 2-3 mesiace, aj jeho dokážete zapojiť – môže si s nováčikom prejsť priestory, vysvetliť, kde a ako sa varí káva, kde je reštaurácia a podobne, prípadne mu môže predstaviť členov teamu, či zorganizuje spoločný obed
SHADOWING / POZOROVANIE, SLEDOVANIE
Po vysvetlení daných okruhov, pridajte shadowing – pozorovanie druhého člena teamu, ako vykonáva podobnú agendu a neskôr naopak – skúsený kolega bude pozorovať nováčika. PREČO?
- nováčik potrebuje pretaviť teoretické poznatky do konkrétnych praktických úkonov
- potrebuje sa naučiť konkrétny proces a rôzne praktické vychytávky (ako v praxi jednať s klientom, ako rýchlo nahodiť poznámky do systému a podobne).
- ak máte možnosť nechajte nováčika nahliadnuť do práce viacerých skúsených členov teamu – každý má svoj štýl napr. jednania s klientmi, či praktickej práce v internom systéme, či ukladania dokumentov
- ideálne, ak pozoruje niekoho, kto vykonáva rovnakú pozíciu a má možnosť počúvať, sledovať, robiť si prípadne dodatočné poznámky a odstraňuje medzery, ktoré dovtedy možno vznikli
VYTVÁRAJTE KVALITNÝ OBSAH
- môžete vytvoriť video-manuál , ako napr. pripraviť prezentáciu, či banner, ako nahrať , ako upraviť /založiť objednávku v systéme a pod.
- pripraviť pomocné materiály a prezentácie, ktoré vždy dáte nováčikovi k dispozícii (môže sa k nim spätne vrátiť a zopakovať si tému)
FAQ – FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
- šetrite svoj čas a energiu – ak z praxe viete, že pri nováčikoch sa objavujú stále rovnaké otázky, pripravte si súhrn FAQ, ktorý budú mať noví zamestnanci k dispozícii
- opäť zapojte všetkých členov tímu, každému môže napadnúť iná problematika, zoznam FAQ budete mať tak napísaný rýchlejšie a bude o to viac plný informácii
NA ČO SI DAŤ POZOR
- nespoliehajte sa na to, že po vašom pevne naplánovanom onboardingu nováčik všetko vie. Overujte si, dávajte spätnú väzbu a prípadne sa k určitým témam vráťte.
- ak máte k dispozícii odchádzajúceho člena teamu, ktorého nováčik nahradil, buďte si istý, že tento člen teamu vás neohovára, prípadne neočierňuje firmu alebo mu na zaučení nováčika nezáleží.
ZORGANIZUJTE SI TEAMBUILDING
- keďže spolupráca v tíme a dobrá tímová atmosféra je jeden z kľúčov k dlhotrvajúcemu pracovnému vzťahu, odporúčame celý onboarding podporiť aktivitou, ktorá nováčika vtiahne do kolektívu. Kolegovia sa spoznajú na inej vlne, než je možné v kancelárii pri bežnej agende. Aktivita môže byť finančne nenáročná, ako napríklad posedenie po práci na kofole, či pive 😊.
Zžiť sa s novou prácou, prostredím a kolektívom môže byť zdanlivo jednoduché, avšak je to tvrdý oriešok. Dúfame, že vám naša séria článkov na tému onboardig pomohla načerpať viac informácii o tejto problematike.
Teraz si môžete prečítať prvú časť článku (link nájdete tu: – Onboarding – ako na to?), a potom už len informácie aplikovať pri najbližšom nástupe nového človeka. Nezabudnite: Talentovaného človeka je ťažké získať, ale ľahko ho stratíte, ak onboarding nenastavíte správne. Držíme vám palce 😊
Budeme radi, ak nám napíšete Vašu skúsenosť, či tipy, ako komentár na Facebooku (link na našu skupinu tu), alebo na LinkedIne (link na našu firemnú stránku tu).
Zdroj obrázku: Freepik.com
