nástup nového zamestnanca

Od ponuky k nástupu: Tipy pre hladký nástup nového zamestnanca do práce

PRIJATIE PONUKY JE LEN PRVÝM KROKOM K ÚSPEŠNÉMU OBSADENIU PRACOVNÉHO MIESTA

Po tom, ako kandidát prijme vašu ponuku, padne vám kameň zo srdca a všetci sa tešia. Vaša práca, či už ako HR, či majiteľa menšej firmy, tu však nekončí.   Aby sme zabezpečili, že kandidát skutočne nastúpi do práce podľa plánu, je potrebné dodržiavať niekoľko osvedčených postupov. Nástup nového zamestnanca znamená pre každú spoločnosť istý proces – tu je niekoľko tipov pre hladký nástup nového zamestnanca do vašej firmy:

1.  RÝCHLE PODPÍSANIE PRACOVNEJ ZMLUVY

Ak kandidát prijme pracovnú ponuku, odporúčame nečakať na podpis pracovnej zmluvy do posledných dní pred nástupom, či dokonca do samotného dňa nástupu do zamestnania. V období, kedy už kandidát akceptoval vašu ponuku, avšak, stále nemá podpísanú zmluvu, nepociťuje istotu a zároveň aj akýsi záväzok z jeho strany, pretože „ešte som nič nepodpísal“. 😊 Ak necháte podpis pracovnej zmluvy na poslednú chvíľu, je možné, že sa kandidát bude v tomto medziobdobí naďalej rozhliadať. A teda hrozí, že ho môžete stratiť.  

Podpis pracovnej zmluvy teda zabezpečte niekde v období medzi ponukou a nástupom (nie tesne pred nástupom).

 

2. PRAVIDELNÁ KOMUNIKÁCIA

Úspešný nástup nového zamestnanca je výsledkom aj pravidelného udržiavania komunikácie. Nie je nič horšie, ako prísť o kandidáta len kvôli tomu, že nemal nedostatok informácii a nikto sa mu 2-3 mesiace neozval. Posielajte mu aktualizácie a odpovedajte mu na prípadné otázky. Takto si udržíte jeho záujem a dáte mu pocit istoty. Tento krok často firmy podceňujú, no má veľký vplyv na to, ako kandidát vníma svoj nový pracovný vzťah a či sa rozhodne nastúpiť podľa plánu. Ako príklad tejto komunikácie môžeme uviesť uvítací email, ktorý pošlete novému zamestnancovi do 24 hodín od prijatia ponuky, či pozvánku na plánované firemné podujatie, či teambuilding. Približne týždeň pred nástupom môžete kandidátovi zaslať email s informáciami o programe dňa nástupu.

3. PREZENTÁCIA FIREMNEJ KULTÚRY

Tento bod je úzko prepojený s predošlým odporúčaním. Zoznámte kandidáta s firemnou kultúrou ešte pred jeho nástupom. Firemná kultúra zahŕňa pracovné prostredie, vzťahy medzi kolegami, hodnoty spoločnosti, pracovné zvyklosti a celkovú atmosféru na pracovisku. Pošlite mu brožúry alebo prezentácie s informáciami o histórii spoločnosti, jej misiách, víziách a základných hodnotách. Prípadne ho pozvite na neformálne stretnutie s budúcimi kolegami – môže to byť káva, obed či teambuilding. Takto sa bude cítiť ako súčasť tímu ešte pred samotným nástupom. Nástup nového zamestnanca môže byť o to ľahší, keď ho do práce bude motivovať aj samotné prostredie.

4. PRÍPRAVA PRACOVNÉHO MIESTA

Zabezpečte, aby bolo pracovné miesto pripravené ešte pred nástupom nového zamestnanca. Skontrolujte, či má všetky potrebné nástroje a prístup k systémom, aby sa mohol začať zaúčať a pracovať efektívne hneď od prvého dňa. Myslite pri tom na technické vybavenie (PC a softvér, či telefón), prístupy k systémom (email, interné systémy, karty, kľúče), aj pracovné pomôcky (kancelárske potreby a nábytok). Pripravené pracovné miesto zanechá pozitívny dojem a uľahčí mu prvé chvíle v novom zamestnaní.  Do budúcna je skvelé vytvoriť si checklist, kde si uvediete všetky detaily, ktoré potrebujete zabezpečiť, a tiež v akom čase.  Ak napríklad viete, že na vytvorenie emailovej adresy, či nákup Office365 potrebujete 2 týždne, nechajte si na to dostatok času. Aj s rezervou pre technické problémy.

5. UVÍTACÍ BALÍČEK

Pripravte pre vášho nového kolegu uvítací balíček, ktorý môže obsahovať firemné predmety, užitočné informácie o spoločnosti a malé pozornosti. Takýto balíček je milé, nenáročné gesto, ktoré však môže výrazne zvýšiť jeho motiváciu a nadšenie z nového zamestnania. Neberte nástup nového zamestnanca na ľahkú váhu, či ako samozrejmosť.

6. ZAÚČANIE A ŠKOLENIE

Nástup nového zamestnanca podčiarknite dôkladným procesom zaškolenia. Predstavte mu firemné procesy, nástroje a tím. Pomôže mu to rýchlejšie sa zorientovať a byť produktívnym členom tímu. Prvý deň môže zahŕňať uvítanie od HR tímu, prehliadku kancelárie a zoznámenie sa s kolegami a nadriadenými. Nasledovať môže vysvetlenie interných procesov a postupov (napr. schvaľovanie dovoleniek), technické školenie (interný softvér) a podobne. Taktiež sa uistite, že má nový zamestnanec k dispozícii priebežnú podporu a prístup k ďalšiemu vzdelávaniu, ktoré môže na svojej pozícii potrebovať. Ideálne je, keď zamestnancovi pridelíte aj mentora/buddyho, ktorý mu pomôže adaptovať sa v novom prostredí. Pre doplnenie informácií k tejto téme, či inšpiráciu odporúčame aj náš článok Onboarding – ako na to?

7. MALÉ DETAILY ZAVÁŽIA

Myslite na to, že aj malé detaily zavážia “pre” alebo “proti”. Ak prídete do novej práce a zistíte, že si nemáte zatiaľ kde sadnúť alebo, že váš počítač nemá nainštalovaný softvér alebo nikto nevie heslo, je to veľké mínus pre osobnú motiváciu.  Naopak, ak si medzi ponukou a nástupom spomeniete na budúceho kolegu a iba tak mu zavoláte, s tým, že “či je všetko zatiaľ v poriadku”, alebo ho nezáväzne pozvete na neformálne posedenie teamu, či zablahoželáte k meninám – to všetko je veľké plus.

 

Veríme, že vám naše tipy pomohli a odteraz vám už žiadny kandidát pred nástupom “neujde” 😉

K súvisiacej téme – ak sa už dlhšie trápite a neviete obsadiť pozíciu do niektorého z vašich teamov, prečítajte si náš posledný článok s možnými dôvodmi a tipmi: Prečo neviete obsadiť pracovnú pozíciu?

 


Aké sú vaše skúsenosti s efektívnym pre-onboardingom? Budeme radi, ak nám napíšete na LinkedIne (link na našu firemnú stránku tu) alebo na Facebooku (link na našu skupinu tu).

Zoznam článkov v blogu ALEX PETERSON

Zdroj obrázku:  Freepik.com

Súvisiace články na našom blogu:

Onboarding – ako na to?  Časť 1.

Onboarding II – ako ho dôkladne pripraviť?

 

onboarding

Onboarding II – ako ho dôkladne pripraviť?

PRAKTICKÉ RADY, AKO DÔKLADNE PRIPRAVIŤ PLÁN ONBOARDINGU

Veríme, že ste spoločne s nami v minulom článku už navnímali, čo výraz „onboarding“ znamená a ako je pre firmu dôležitý. V tejto druhej časti vás prevedieme predovšetkým praktickými radami, ktoré pri príprave dôkladného onboardingu budete môcť využiť. Sami určite dobre viete, že nie je nič horšie ako zaúčanie, ktoré je len o pasívnom počúvaní a … „zaspávaní“😊, kedy  po chvíľke máte pocit, že na to, aby ste takto prežili celý deň, musíte vypiť liter kávy.  

PREMÝŠĽAJTE NAD ONBORDINGOM KOMPLEXNE:
  • koľko času mám na zaučenie nového zamestnanca 
  • čo by mal nováčik vedieť ako prvé 
  • kto je kompetentný ho zaúčať 
  • akými znalosťami už nováčik disponuje 
ONBOARDING – ÚVOD

Komplexnú agendu rozdeľte na menšie celky – tie si rozdeľte už na konkrétne praktické oblasti – okruhy, ktoré budete s nováčikom prechádzať.

  • myslite na to, že dôležitá je systematickosť – nevenujte nadmerný čas agende, ktorú v najbližšom období aj tak zamestnanec nebude vykonávať– na tieto záležitosti budete následne NADVÄZOVAŤ 
  • zamyslite sa nad tým, čo človek, ktorého ste prijali, už ovláda, nehádžte všetkých do jedného vreca 
  • nemusíte s každým začínať od nuly  
  • onboarding vytvárajte personalizovane- šite ho na mieru – zamestnanec vám to neskôr určite vráti 
  • dbajte na detaily a pri príprave sa vžite do kože budúceho kolegu 
  • začnite dôkladnou prezentáciou informácií o firme – najprv musí vedieť, kde pracuje 
  • začnite ľahšími záležitosťami – prvý deň môže byť o počúvaní a zoznamovaní s prostredím a kolegami
  • ďalšie dni -zapojte už niečo praktické 
UVEDENIE DO PRAXE
  • RADA – ak vysvetľujete istý proces v nejakom informačnom systéme: na záver nechajte priestor na praktické využitie daného systému, nech si zamestnanec má čas sám „poklikať“, vytvoriť prípadne nejakú fiktívnu (klienta, ponuku, template, hocičo… ), stále lepšie raz vyskúšať ako 100x počuť 😊  ) 
  • na záver každého dňa si vyhraďte čas na rekapituláciu 
  • skúste ju otočiť smerom k zamestnancovi a opýtať sa ho už na konkrétne procesy : „tak, ako by si teda vytvoril túto objednávku, vieš ma navigovať?“ nováčikovi sa tak opäť utvrdia presné kroky , ktoré je nutné urobiť, aby bola úloha splnená 
  • „ domáca úloha“ – aktívne využívajte aktivitu na doma – zopakovať, vyskúšať, vyklikať, prečítať si znova to, o čom ste sa v daný deň rozprávali, prípadne sa predpripraviť na aktivitu, ktorá ho bude čakať na druhý deň
  • pravidelná spätná väzba – pravidelne si overujte, či nováčik za vami “stíha” a či nejdete prirýchlo, alebo naopak príliš pomaly. Na koniec týždňa si naplánujte osobitné stretnutie ku spätnej väzbe (okrem nastavenia plánu na ďalší týždeň vám feedback pomôže upraviť onboarding tréning do budúcna) 
  • úvodnými tréningami onboarding nekončí. Naplánujte si pravidelný meeting a venujte svoj čas novému človeku. Overujte si, či adaptácia prebieha v poriadku

Referencie ALEX PETERSON

KTO VEDIE ONBOARDING

Musím zaúčať ja sám (majiteľ, team leader, manažér… ) alebo do toho zapojiť aj niekoho iného? Nie, onboarding nemusíte viesť sám, mala by však byť určená 1 osoba, ktorá onboarding riadi, má prehľad, v čom sa nováčik školí a onboarding podľa potreby prenastavuje. 

ODPORÚČAME VYUŽIŤ SILY A KNOW-HOW KAŽDÉHO ČLENA TÍMU. PREČO? 

  • zoznámenie – prelomenie ľadov v tíme
  • každý má na proces iný pohľad a inú formu vysvetľovania/podávania informácii 
  • odbremeníte jednotlivca – seba 
  • každý z tímu bude mať priestor aj na onboarding, ale aj na vlastnú agendu – rovnomerne si rozložíte sily a energiu tímu
  • dáte každému z teamu pocit, že je dôležitý, prípadne v nejakej téme skúsený a tiež ho vyhodíte z jeho denného stereotipu
  • ak máte v teame iného nováčika, či juniora, ktorý je vo firme napríklad 2-3 mesiace, aj jeho dokážete zapojiť – môže si s nováčikom prejsť priestory, vysvetliť, kde a ako sa varí káva, kde je reštaurácia a podobne, prípadne mu môže predstaviť členov teamu, či zorganizuje spoločný obed  
SHADOWING / POZOROVANIE, SLEDOVANIE

Po vysvetlení daných okruhov, pridajte shadowing – pozorovanie druhého člena teamu, ako vykonáva podobnú agendu a neskôr naopak – skúsený kolega bude pozorovať nováčika. PREČO?  

  • nováčik potrebuje pretaviť teoretické poznatky do konkrétnych praktických úkonov
  • potrebuje sa naučiť konkrétny proces a rôzne praktické vychytávky (ako v praxi jednať s klientom, ako rýchlo nahodiť poznámky do systému a podobne). 
  • ak máte možnosť nechajte nováčika nahliadnuť do práce viacerých skúsených členov teamu – každý má svoj štýl napr. jednania s klientmi, či praktickej práce v internom systéme, či ukladania dokumentov
  • ideálne, ak pozoruje niekoho, kto vykonáva rovnakú pozíciu a má možnosť počúvať, sledovať, robiť si prípadne dodatočné poznámky a odstraňuje medzery, ktoré dovtedy možno vznikli  
VYTVÁRAJTE KVALITNÝ OBSAH
  • môžete vytvoriť video-manuál , ako napr. pripraviť prezentáciu, či banner, ako nahrať , ako upraviť /založiť objednávku v systéme a pod. 
  • pripraviť pomocné materiály a prezentácie, ktoré vždy dáte nováčikovi k dispozícii (môže sa k nim spätne vrátiť a zopakovať si tému)
FAQ – FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
  • šetrite svoj čas a energiu – ak z praxe viete, že pri nováčikoch sa objavujú stále rovnaké otázky, pripravte si súhrn FAQ, ktorý budú mať noví zamestnanci k dispozícii 
  • opäť zapojte všetkých členov tímu, každému môže napadnúť iná problematika, zoznam FAQ budete mať tak napísaný rýchlejšie a bude o to viac plný informácii 
NA ČO SI DAŤ POZOR
  • nespoliehajte sa na to, že po vašom pevne naplánovanom onboardingu nováčik všetko vie. Overujte si, dávajte spätnú väzbu a prípadne sa k určitým témam vráťte.
  • ak máte k dispozícii odchádzajúceho člena teamu, ktorého nováčik nahradil, buďte si istý, že tento člen teamu vás neohovára, prípadne neočierňuje firmu alebo mu na zaučení nováčika nezáleží.
ZORGANIZUJTE SI TEAMBUILDING
  • keďže spolupráca v  tíme a dobrá tímová atmosféra je jeden z kľúčov k dlhotrvajúcemu pracovnému vzťahu, odporúčame celý onboarding podporiť aktivitou, ktorá nováčika vtiahne do kolektívu. Kolegovia sa spoznajú na inej vlne, než je možné v kancelárii pri bežnej agende. Aktivita môže byť finančne nenáročná, ako napríklad posedenie po práci na kofole, či pive 😊. 

Zžiť sa s novou prácou, prostredím a kolektívom môže byť zdanlivo jednoduché, avšak je to tvrdý oriešok. Dúfame, že vám naša séria článkov na tému onboardig pomohla načerpať viac informácii o tejto problematike.  

Teraz si môžete prečítať prvú časť článku (link nájdete tu: Onboarding – ako na to?), a potom už len informácie aplikovať pri najbližšom nástupe nového človeka.  Nezabudnite:  Talentovaného človeka je ťažké získať, ale ľahko ho stratíte, ak onboarding nenastavíte správne. Držíme vám palce 😊

 


Budeme radi, ak nám napíšete Vašu skúsenosť, či tipy, ako komentár na Facebooku (link na našu skupinu tu), alebo na LinkedIne (link na našu firemnú stránku tu).

Zoznam článkov v blogu ALEX PETERSON

Zdroj obrázku: Freepik.com

 

onboarding

Onboarding – ako na to?

ONBOARDING AKO JEDEN Z KĽÚČOVÝCH PROCESOV V OBLASTI HR

Profesijný život so sebou prináša rôzne zmeny a výzvy. Jednou z nich je aj zmena zamestnania a nástup do novej práce. Prvé dni a týždne môžu vyzerať u rôznych zamestnávateľov veľmi odlišne. Niekde od prvého dňa majú pre vás prepracovaný plán zaúčania, inde absolvujete len školenie BOZP a ste hodení do víru pracovného procesu. To, ako vyzerajú vaše prvé dni, týždne a dokonca prvé mesiace na novom pracovisku súvisí s tým, ako firma pristupuje k procesu onboardingu.

ONBOARDING – ČO JE TO ?

Veľmi doslovne ho vieme preložiť ako ON = NA, BOARD = PALUBU, čiže naskočenie nových zamestnancov na palubu (spoločnosti). Širšie zadefinovanie chápeme ako proces integrácie a adaptácie nového zamestnanca. Znamená to, že sa nový zamestnanec zaúča do svojej novej pracovnej role, oboznamuje sa so svojimi pracovnými povinnosťami, cieľmi, ktoré na svojom poste má. Integruje sa do celej spoločnosti, vníma jej hodnoty, politiku, chápe svoj podiel, ktorým ku fungovaniu celej firmy prispieva. Vďaka správne nastavenému procesu onboardingu postupne zvyšujete svoju pracovnú výkonnosť a prispievate k prosperite firmy.

ONBOARDING Z HĽADISKA ČÍSIEL A NÁKLADOV SPOLOČNOSTI
  • 20-30 % fluktuácie pracovníkov sa deje počas prvých dvoch mesiacov od nástupu
  • podniky s organizovaným nástupom majú o 60 % vyššie ročné príjmy

Je dôležité chápať, že náborový proces je komplexný proces a vyžaduje si veľa investícii – finančných (inzercia, objednávanie nových pracovných pomôcok, školení) a – časových (zaúčanie nových kolegov, príprava dokumentov, čas strávený na pohovoroch…). Existuje viacero spôsobov, ako znížiť náklady na prijímanie zamestnancov, ale najlepším zdrojom je vedieť si zamestnancov udržať a mať nízku fluktuáciu. Inšpirovať sa môžete aj našim článkom: Ako si udržať kľúčového zamestnanca. Ďalšie zaujímavé štatistiky:

  • trvá v priemere približne 8 mesiacov, kým nový zamestnanec začne pracovať na maximum
  • nahradenie zamestnanca môže stáť spoločnosť 6 až 9 mesiacov jeho platu
ONBOARDING – PREČO JE TEDA DÔLEŽITÝ?

Prijímanie zamestnancov je najväčšou investíciou väčšiny organizácií. Úlohou úspešného onboardingu je prispieť k tomu, aby sa táto investícia vyplatila. Efektívne onboarding-ové programy zvyšujú angažovanosť zamestnancov, ich motiváciu, skracujú ich zaškoľovací proces a zvyšujú ich pracovné znalosti (a následne aj obchodné výsledky). Rozumný a kreatívny onboarding vie zabrániť mnohým dobrovoľným odchodom vysoko výkonných zamestnancov.

Referencie ALEX PETERSON

AKO TEDA NA ÚSPEŠNÝ ONBOARDING?
  • Nezabúdajte na fázu pre-onboardingu. Komunikujte s kandidátom už pred nástupom, udržujte s ním kontakt, nech cíti istotu a vie, že sa na neho tešíte a počítate s ním. Pošlite mu pred nástupom plán jeho zaúčania, aby videl, že ste na neho „pripravení“. Môžete ho pozvať na teambuilding, ak ostatní z teamu súhlasia.  Potykajte si, prípadne komunikujte napr. cez WhatsApp, aby ste znížili podiel formálnosti.  Neposielajte iba pasívne dokumenty, ale overte, či napr.všetko vedel vypísať (samozrejme závisí od seniority kandidáta).
  • Pred nástupom pripravte všetky prístupy, laptop, mobil a iné zariadenia – nie je nič viac frustrujúce, ako v prvé dni riešiť nefungujúcu techniku alebo chýbajúce prístupy do aplikácií.  Onboarding sa tým zbytočne brzdí, avšak každý negatívny zážitok zvyšuje šance, že vám nováčik odíde.
  • Do prvých dní, keď sa nový zamestnanec učí svojim novým povinnostiam zahrňte aj aktivity ako obed s kolegami a nadriadeným, nech sa cíti byť súčasťou tímu a spoločnosti.  Ak máte už naplánovaný teambuilding, po nástupe už musí byť nový človek jeho súčasťou.
  • Dôkladne a detailne si pripravte plán jeho zaškoľovania v časovom horizonte na prvé týždne a prechádzajte si priebežné jednotlivé body, či všetkému porozumel a všetko mu bolo vysvetlené.  Plán priebežne upravte – každý človek je individuálny a niektoré veci mu pôjdu rýchlejšie, v iných bude potrebovať viac podpory.
  • Naplánujte si pravidelné hodnotiace a one-to-one rozhovory, kde si prejdete, ako sa adaptoval, ako plní ciele a ako sa v spoločnosti a vo svojom tíme cíti.  Žiadajte si tiež spätnú väzbu na priebeh onboardingu – aby ste ho vedeli upraviť aj do budúcna.
  • Dôkladný a správny onboarding môže trvať (závisiac od pozície) pokojne aj niekoľko mesiacov až rok. Po ňom, pokiaľ sa zamestnanec adaptoval a stotožnil so svojou rolou a spoločnosťou môžeme onboarding presunúť do fázy talent developmentu. O tom možno niekedy inokedy 😊

O praktických tipoch ako pripraviť onboarding vás budeme informovať v 2. časti onboarding článku- už čoskoro! Ak by ste si chceli komplexnú problematiku ohľadom výberu zamestnancov rozšíriť, ponúkame vám v našom blogu aj články: 10 mýtov o výbere správneho kandidáta – (nie)len pre recruiterov – 1. časť, 10 mýtov o výbere správneho kandidáta – (nie)len pre recruiterov – 2. časť

 


Budeme radi, ak nám napíšete Vašu skúsenosť, či tipy, ako komentár na Facebooku (link na našu skupinu tu), alebo na LinkedIne (link na našu firemnú stránku tu).

Zdroj obrázku: Pexels.com

Zdroje:

https://www.podnikajte.sk

https://hireology.com

https://www.hrcloud.com

https://www.linkedin.com/pulse/